Å ha et eksternt lag kan utgjøre noen unike utfordringer - spesielt når det gjelder å sikre at hvert lagmedlem har et trygt og sunt arbeidsmiljø. Og et vellykket oppsett fra hjemmet kan spare penger for begge parter. Ansatte trenger ikke å bruke penger på pendling, og arbeidsgiveren trenger ikke å bruke på overhead av et kontorlokal.
Men når en ekstern medarbeider ikke er satt opp for å lykkes, kan dette ha varig innvirkning på deres produksjon og deres forhold til resten av teamet - for ikke å nevne selskapets samlede ytelse.
Å være på et kontor gjør det lettere for en arbeidsgiver å overvåke hvor sunt arbeidsmiljøet er. En av de viktigste komponentene i et sunt arbeidsmiljø er god ergonomi.
Definere ergonomi
Begrepet "ergonomisk" kommer fra de greske ordene ergon, som betyr arbeid og nomos, som betyr naturlig lov. Erfaringen med ergonomi betyr å designe og ordne verktøyene folk bruker på den tryggeste og mest naturlige måten.
"I første omgang handlet ergonomi om å øke produksjonen," sier Ronald W. Porter, PT, CEAS III, direktør for The Back School. "Du prøver å forbedre passformen mellom arbeideren og aktiviteten."
I dag sier Porter at de fleste ser ergonomi som en mekanisme for skadeforebygging. Både kontor og eksterne arbeidstakere som tilbringer timer som sitter foran en datamaskin, er i fare for skader, som karpaltunnelsyndrom eller nakke og ryggsmerter.
Disse skaderne skjer ikke med en gang. De utvikler seg over tid fra dårlig holdning, noe som setter på kroppen din. Å øve god ergonomi og gi de riktige arbeidsstasjonene reduserer disse risikoene sterkt og øker produktiviteten.
Hva et godt ergonomisk oppsett ser ut
Ifølge den føderale arbeids- og helsedirektoratet (OSHA) må en arbeidsgiver holde arbeidsplassen fri for anerkjente alvorlige farer, inkludert ergonomiske farer. Deres retningslinjer for beste praksis varierer fra industri til industri. Men for den gjennomsnittlige deskbehandleren ser et godt ordnet ergonomisk oppsett slik ut:
- Dataskjermen er på øyenivå.
- Klaviaturet og musen er på et lavere nivå slik at håndleddene dine er vinklet ned.
- Stolen kan justere for å støtte ryggen når føttene er flate på gulvet.
Individuelle stater har egne OSHA lover. Noen av disse kan være strengere enn føderale lover. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, Direktør for human resource management (SHRM), Human Resources-Region I, og SHRM Tech Expertise Panel-medlem, anbefaler å overholde de reglene (statlige eller føderale) som favoriserer medarbeideren mer. I California, for eksempel, er statens regler strengere enn de føderale OSHA-reglene.
Generelt regulerer OSHA ikke hjemmekontormiljøet. Imidlertid kan et krav om innkvartering bli innlevert under amerikanerne med funksjonshemmingsloven. Et erstatningskrav kan innleveres gjennom arbeidstakerutligning.
Sørg for at en ekstern arbeidstaker har et ergonomisk kontoroppsett, er ikke nødvendig. Men det er god forretning. "Når du jobber hjemmefra, kan folk være langt mer produktive eller underproduktive," sier Zulic. Personer som jobber eksternt krever høyere grad av uavhengighet og disiplin, så det er best å sette dem (og selskapet) opp for å lykkes.
Så hvordan kan du hjelpe dine eksterne ansatte å lære om og skape et ergonomisk hjemmekontor? Sjekk ut disse følgende strategiene.
1. Tilbyr arbeidsplassoppsett ved ombordstigning
Når noen er ansatt, eller overganger til å være en ekstern medarbeider, gjør ergonomisk utdanning og hjemmekontoroppsett en del av sin ombordstigningsprosess. Ta deg tid til å gi informasjon om arbeidsstasjonsoppsett sammen med annen nyutdanningstrening.
"Den beste dagen å gjøre ergonomi utdanning er deres første dag på jobben," sier Porter. "Hvis du setter dem opp riktig i utgangspunktet, vil problemene ikke utvikle seg senere."
Dette kan skje som en del av en videosamtale, eller du kan faktisk få en sertifisert ergonomi-spesialist til deres hjem og gi en evaluering med møbler anbefalinger.
"Det er en reinvestering i arbeideren hvis du har en ergonomisk spesialist gå ut," sier Zulic. Hun oppfordrer arbeidsgivere til å vurdere kostnadsbesparelsene ved å ha et eksternt lag og bruke noen av disse besparelsene til å investere i å skaffe et sunt hjemmearbeidsmiljø.
Fordi folk har forskjellige rammer og høyder, må en ergonomisk oppsett skreddersys for individets behov. Selv synet spiller en rolle. Av denne grunn anbefaler Porter kraftig å bruke en utdannet profesjonell til å gi råd til eksterne ansatte.
2. Rådfør deg med arbeidstakerens kompe-leverandør
"Jeg anbefaler at alle arbeidsgivere setter seg ned og snakker med sine arbeidstakeres kompisleverandør," sier Zulic. Arbeidstakere erstatning leverandører ønsker å unngå krav. Dette betyr at de oppfordrer arbeidsgivere til å sikre at folk er trygge i hjemmet.
Noen arbeidstakeres komplikasjonsleverandører kan dele i kostnadene for å gi utdanning og ergonomiske forsyninger. De kan til og med ha sin egen ergonomiske ekspert til å sende til en ansattes hjem. De kan også ha pedagogiske ressurser du kan gi dine ansatte uten ekstra kostnad for selskapet.
3. Gi selv evalueringsverktøy
En måte å hjelpe folk med å sjekke på ergonomien til hjemmekontoret er å tilby selvutvärderingsverktøy. Porter sier at det er programmer som spør en serie spørsmål og vurderer en persons arbeidsstasjon med rød, gul eller grønn, avhengig av hvor ergonomisk området er. Verktøyene gir også eksempler på god ergonomisk praksis.
OSHA gir også en gratis referanse for kontoroppsett. Det finnes andre verktøy du kan kjøpe på nettet.
4. Planlegg regelmessig innsjekking
Kommunikasjon er viktig, uavhengig av en ansattes plassering. Det finnes en rekke verktøy - som chat- og videokonferanseprogramvare - som gjør det mulig for eksterne ansatte å holde kontakten.
Ansatte bør føle seg komfortable og snakker om arbeidsmiljøet, enten det er fjernt eller ikke. Gi dem beskjed om at du vil høre om problemer de har med arbeidsplass og ergonomi.
"Fjernarbeid trenger ikke å være så forskjellig fra et sentralisert team som vi kanskje tror," sier Jane Scudder, en Chicago-basert arbeidsplasskonsulent. Hun anbefaler regelmessig innsjekking under lagmøter for å spørre folk hvordan de gjør det. Dette kan inkludere eventuelle bekymringer om deres hjemmekontorarrangement.
5. Utnevne en ergo leder
Hvis organisasjonen ikke har midler til å ansette en ergonomisk konsulent for å gi råd til eksterne arbeidstakere, kan du også utdanne noen i bedriften. En personellrepresentant kan gjøre en god ergo-leder. De kan ta et kurs om hvordan å sette opp en ergonomisk arbeidsstasjon og hjelpe andre med å evaluere sine egne arbeidsområder.
En ergo-leder kan bidra til å hindre kjøp av villedende produkter. "I USA betyr ordet" ergonomi "knyttet til et produkt ingenting, sier Porter. "Alt det betyr er at det koster mer penger, så du kan kjøpe en ergonomisk kontorstol og være veldig ubehagelig."
Ergo-lederen vil ta rollen som å utdanne ansatte om ergonomi, og hjelpe dem med å velge de riktige produktene som passer deres behov. De kan reise til en eksternt ansattes hjem eller gjøre en video konsultasjon.
6. Har årlige ergo vurderinger
Folks behov kan endres, enten på grunn av alder, vektendringer, graviditet eller kronisk tilstand. Det er viktig å snakke regelmessig om samtalen om ergonomi.
"Ergonomi er ikke en one-shot avtale, det er liksom en pågående prosess," sier Porter. Siden du ikke ser fjerntliggende arbeidere hver dag, vet du ikke om deres behov har endret seg, med mindre de rapporterer dem.
"Folk kommer ikke til å si noe med mindre arbeidsgiveren gjør tilbudet," sier Zulic. Du kan gjøre dette som en del av en vanlig årskonferanse eller spørre ansatte om å gjenbruke arbeidsstasjonsvurderingsprogrammet for å vurdere arbeidsområdet.
Å gi ergonomiske løsninger til dine ansatte, eksternt eller på kontoret, hjelper dem med å jobbe mer komfortabelt. Dette vil til slutt gi dem mulighet til å være mer produktive. Bruk tipsene ovenfor for å tilby et sunnere arbeidsmiljø, uansett hvor dine ansatte befinner seg.
